Distrugatoare de documente. Ghid complet.

Ce ar trebui sa urmariti atunci cand vreti sa achizitionati un distrugator de documente?

Este important să înțelegeți performanțele, caracteristicile și specificațiile unui distrugator de documente înainte de a-l cumpăra. Acest lucru evită dezamăgirile ulterioare. Pentru a vă împiedica să cumpărați un distrugator greșit,  și să-l găsiți pe cel   corespunzator nevoilor dvs. am făcut ghidul de cumpărare Papetti . In acest ghid va vom prezenta principalele aspecte de care trebui sa tineti cont atunci cand v-ati hotarat sa achizitionati un distrugator de documente:

Tipul deseului: fasii, tăietură încrucișată sau microparticule

Nu toate distrugatoarele de documente produc același tip de tăiere. De aceea, in functie de modul taierii, distrugatoarele de documente sunt clasificate în trei tipuri :

1. Deseu taiat in fâșii (strip cut)
2. Deseu taiat incrucisat (cross cut)
3. Deseu taiat in microparticule (micro-cut)

Distrugatoare de documente cu taiere fasii (strip cut)

Un distrugator strip cut este, de obicei, folosit pentru mărunțirea documentelor neconfidențiale. Hârtia este taiata pe verticala, în benzi lungi și înguste, care pot fi citibile.

• Nivel scăzut de Securitate;
• Pentru mărunțirea documentelor care nu sunt sensibile;
• Fâșii lungi și înguste de hârtie vertical;
• Deseu taiat doar pe verticală;
• Aproximativ 39 de benzi pe document mărunțit (dimensiune: A4);
• Nivel de securitate: DIN P-1, DIN P-2.

Distrugatoare de documente cu taiere incrucisata (cross cut)

Un distrugator cu taiere încrucișata este  folosit pentru mărunțirea documentelor confidențiale. Marunteste hârtia în diagonală rezultand particule mici care ar putea fi citite cu mare greutate.

• Nivel mediu de Securitate;
• Pentru mărunțirea documentelor sensibile;
• Deseu taiat în diagonala;
• Aproximativ 400 de particule per document mărunțit (mărime: A4);
• Nivel de securitate: DIN P-3, DIN P-4.

Distrugator cu taiere in microparticule (micro cut)

Un distrugator cu taiere in microparticule este un aparat  folosit pentru distrugerea documentelor confidențiale. Marunteste hârtia în diagonala, din ambele colțuri, rezultand particule în formă de pătrat, care sunt imposibil de citit.

• Nivel ridicat de Securitate;
• Pentru mărunțirea documentelor extrem de sensibile;
• Paerticule mici de hârtie în formă de pătrat;
• Tăiere în diagonal, din ambele colțuri;
• Aproximativ 3.700 de particule per document mărunțit (mărime: A4);
• Nivel de securitate: DIN P-5 sau mai mare.

Care este cel mai bun tip de distrugator de documente: cu deseu tăiat incrucisat sau in microparticule?

Ce fel de distrugator este mai bun, cu tăietură încrucișată sau in microparticule? Totul depinde de nivelul de securitate de care aveți nevoie, de tipul de documente pe care doriți să le mărunțiți și de cât de importante sunt informațiile pentru dvs. sau afacerea dvs. Pentru cele mai multe situații, un distrugator cu grad de securitate DIN P-3, DIN P-4 sau DIN P-5 este o opțiune bună pentru a arunca în siguranță hârtiile și documentele. Deci, atât tăieturile transversale, cât și cele in microparticule sunt sigure. Dar trebuie să decideți ce grad de securitate căutați.

Niveluri de securitate DIN 66399

Când te uiți la specificațiile unui distrugator de documente, deseori vezi nivelul de securitate cu o clasificare DIN lângă ea. De exemplu: DIN P-1 sau DIN P-3. Dar ce înseamnă? Nivelul DIN P face parte din standardul oficial german DIN 66399 (din 2012), care este standardul internațional pentru mărunțirea sigură a suportului de date dezvoltat de Deutsches Institut für Normung (DIN), care se traduce la Institutul german de standardizare . DIN 66399 clasifică nivelurile de securitate pentru șase categorii de suporturi. Cum ar fi hard disk-urile (H), suporturile optice (O) și produsele pe bază de hârtie (P). Pentru hârtie există șapte niveluri de securitate. Nivelurile variază de la DIN P-1 până la DIN P-7. Cu cât este mai mare nivelul DIN, cu atât particulele de hârtie devin mai mici după mărunțirea unui document. https://papetti.ro/blog/distrugatoare-de-documente-niveluri-de-securitate/ Cele șapte niveluri de securitate sunt împărțite în clase de protecție. Unele niveluri de securitate se suprapun in cate două clase de protecție:

Clasa de protecție 1

• Securitate normală pentru datele interne
• Nivel de securitate: DIN P-1, DIN P-2, DIN P-3

Clasa de protecție 2

• Securitate ridicată pentru date confidențiale
• Nivel de securitate: DIN P-3, DIN P-4, DIN P-5

Clasa de protecție 3

• Protecție foarte ridicată pentru date confidențiale și secrete
• Nivel de securitate: DIN P-4, DIN P-5, DIN P-6, DIN P-7

 

Tipul și numărul de utilizatori

Doriți sa distrugeti, ocazional, un document acasă? Puteți opta pentru un distrugator de documente, mic, care economiseste spațiu . Poate, sunteți un mare utilizator și doriți să distrugeti o multime de documente confidențiale, în fiecare zi, la birou? Câți oameni vor folosi distrugatorul de documente? Sau doriți un ditrugator personal pe care il puteți plasa sub birou? Acestea sunt câteva întrebări pe care trebuie să le puneți pentru a lua în considerare ce tip de distrugator aveți nevoie. Pentru a găsi distrugatorul potrivit, aceste dispozitive sunt adesea clasificate în următoarele categorii:

• Distrugatoare personale pentru acasă - 1-2 utilizatori
• Distrugatoare de birou pentru acasă sau mici birouri - 1-5 utilizatori (utilizare comună)
• Distrugatoare pentru birouri mari - 5+ utilizatori (utilizare departamentală)
• Distrugatoare de documente industriale - mărunțire continuă cu volum mare

Capacitatea distrugatorului

Capacitatea  vă indică câte coli de hârtie puteți introduce simultan, în distrugator. Un distrugator entry level poate mărunți 1 până la 3 coli simultan. Un distrugator din gama superioara poate toca până la 20 de coli de hârtie pe trecere. În medie, un distrugator de documente manual, adecvat pentru birourile mici (sau pentru acasă), poate mărunți între 5-10 de coli de hârtie A4 pe trecere. Căutați un distrugator de documente cu o capacitate mare ? Luați în considerare un distrugator cu  alimentare automată care poate mărunți o cantitate mare de documente într-o singură sesiune.

Distrugatoare de documente manuale sau cu alimentare automată?

Distrugatoarele de documente sunt împărțite în două variante, distrugatoare cu alimentare manuală și cele cu alimentare automată .

Distrugatoare de documente cu alimentare manuală

La fel cum sugerează și numele, acest distrugator poate fi alimentat  manual. În funcție de capacitatea distrugatorului, se vor introduce  câteva coli de hârtie in distrugator. Dupa maruntirea acestora, se va lua alt set de coli din hârtie, se introduce in distrugator și așa mai departe. Pentru distrugerea unei cantitati mici de documente, este în regulă, dar dacă trebuie să mărunțiți mii de documente, este posibil să nu fie foarte convenabil și eficient.

Distrugatoare de documente cu alimentare automată

Pentru a economisi timp și a accelera procesul de mărunțire a hârtiei, se recomandă distrugator cu alimentare automată. Acest distrugator are o funcționalitate de alimentare automată, ceea ce înseamnă că mărunțește o mare cantitate de hârtie intr-o sesiune. Deci, cum funcționează? Un distrugator cu alimentare automată are o tavă de intrare care este  similară cu cea a unei imprimante de birou sau a unui copiator. Umpleți tava cu documente și apăsați pe start, distrugatorul are grijă de rest. Cantitatea de hârtie pe care o puteți mărunți, pe sesiune, depinde de distrugator. Unele distrugatoare cu alimentare automată pot fi alimentate cu 100 de coli de hartie A4, dar altele cu peste 500 de coli.

Timpul de funcționare și răcire

În general, majoritatea distrugatoarelor au o durată maximă de functionare și o perioadă de răcire, cunoscuta și sub denumirea de „duty-cycle”. Cu alte cuvinte, puteți utiliza distrugatorul pentru o anumită perioadă de timp, dupa care trebuie sa va opriti astfel incat motorul să se răcească.  

Toate distrugatoarele se supraîncălzesc?

Cât timp puteți mărunți documentele neîntrerupt? Depinde de tipul de distrugator, de calitatea lui și de nivelul de securitate. Majoritatea distrugatoarelor pot mărunți între 5-10 minute, continuu, înainte de o perioadă de răcire. Distrugatoare de documente profesionale, pentru birouri, pot funcționa până la 30 de minute. Există, de asemenea, distrugatoare, care pot funcționa, continuu, fără a fi necesar sa fie oprite pentru răcire. Un nivel de securitate DIN mare tinde să aibă un impact negativ asupra duratei de rulare. De exemplu, un distrugator DIN P-5 trebuie să se răcească mai des decât un distrugator DIN P-2 care este în aceeași clasă. Deoarece un distrugator DIN P-5 produce particule mai mici, acesta necesită mai multă putere din partea motorului, ceea ce duce la supraîncălzire intr-o perioada mai scurta de timp.

Capacitatea coșului de colectare a deseului

Majoritatea distrugatoarelor sunt livrate cu un coș  de stocare pentru a colecta particulele de hârtie. Unele distrugatoare, ieftine, conțin doar partea de mărunțire pe care trebuie să o așezați deasupra unui coș de birou.

Ai nevoie de un cos mare sau mic?

Capacitatea contează mult? Da, deoarece o capacitate mare înseamnă că  ai de pierdut mai puțin timp la golirea coșului. O capacitate mare a coșului este recomandată, cu siguranță, atunci când doriți să folositi distrugatorul zilnic sau să il folosiți impreuna cu mai mulți utilizatori, de exemplu, la biroul dvs. Vă rugăm să rețineți că nivelul de securitate DIN are un impact mare asupra vitezei de umplere a coșului de stocare. Un distrugator DIN P-2, care mărunțește în benzi lungi, va umple un coș de gunoi mult mai repede decât un distrugator DIN P-5 care generează particule minuscule ce ocupă mai puțin volum în coș.

Tipul coșului de colectare a deseului

Coșul de colectare peste care sta mecanismul distrugatorului  este o variantă pe care o veti regasi la cele mai multe distrugatoare de uz casnic sau  ieftine. Când doriți să goliți coșul trebuie să îndepărtați mecanismul.  Este viabil, dar nu si cel mai convenabil.  Când doriți să mărunțiți o cantitate mare de documente devine deranjant să eliminați  partea superioară, de fiecare data, cand cosul se umple.

Distrugatoarele mari sunt echipate cu coș detasabil care poate fi  extras sau un cos detașabil ce poate fi extras dupa deschiderea unei usi. Coșul colectează toate particulele din hârtie și odată ce coșul este plin deschideți ușa sau scoateți coșul pentru a-l goli. Acesta este un mod  profesionist, curat și convenabil, de preferat variantei cu mecanismul deasupra coșului.

Calculați nivelul de performanta al unui distrugator

Cât de rapid sau productiv este un distrugator? Pentru a calcula viteza de tocat  hârtie, trebuie să cunoașteți aceste specificații (formula Fellowes):

• Capacitate distrugatorului- cantitatea de hârtie pe care o puteți mărunți simultan;
• Viteza - cât de repede poate toca hârtia;
• Durata de funcționare - perioada în care distrugatorul poate funcționa, continuu, înainte de răcire.

Înmulțiți valorile fiecarei caracteristici și veți obține nivelul de performanță al distrugatorului.

Capacitate  x Viteză  x Durata = Nivel de performanta

Ce vrei să distrugi?

Documente de hârtie, desigur. Dar unele distrugatoare pot marunti mai mult decât  hârtie, si anume:

• Capse
• Agrafe
• Carduri
• Carti de identitate
• CD-uri,DVD-uri

Majoritatea distrugatoarelor  pot distruge si capsele. Dacă doriți să nu aveti probleme cu capsele și agrafele ce prind hârtiile, asigurați-vă că distrugatorul dvs include in specificatiile tehnice acest aspect. Altfel, dupa un timp, riscati sa deteriorati lamele distrugatorului. Distrugatoarele din gama superioara pot, de asemenea, mărunți carduri din plastic, cum ar fi cărțile de credit. Aceste distrugatoare pot avea o fanta dedicata cărților de credit. Alte modele permit  să distrugeți cărțile de credit în aceeasi fanta în care introduceti si hârtia. Daca reciclarea selectiva reprezinta un aspect important pentru dvs., este important să aflați dacă distrugatorul vine cu un recipient separat pentru colectarea pieselor din plastic. În caz contrar, particulele din plastic se amestecă cu deseurile din hârtie. Unele dintre distrugatoare  pot  mărunți CD-uri și DVD-uri în particule minuscule. Distrugatorul poate avea un orificiu CD dedicat pentru mărunțirea suportului optic sau exista distrugatoare  ce permit maruntirea suportului optic în aceeași fanta prin care se face alimentarea cu hârtie.

Nivelul de zgomot

În medie, distrugatoarele de documente produc în jur de 65 de decibeli în timp ce functioneza. Acest zgomot este comparabil cu sunetul mașinii de spălat. În special, în mediile de birou, un distrugator zgomotos și puternic (în jur de 75 dB) poate fi o problemă pentru colegii tăi. Așa că se recomandă să cauți distrugatoare de documente care să  mărunțească silentios. Unele dintre distrugatoarele de documente sunt, special, fabricate pentru a produce cât mai puțin zgomot. De exemplu, Fellowes numește această functie „Silent Shred Performance”. Daca va deranjeaza zgomotul unui distrugator, puteți lua în considerare plasarea lui într-o zonă închisă, cum ar fi un spațiu de depozitare sau in zona de arhivă a biroului dvs. În testele noastre am constat că distrugatoarele de documente ieftine  sunt mai zgomotoase . Distrugatoarele de documente profesioniste pot fi și ele un pic zgomotoase, dar le lipsește zgomotul ridicat pe care îl găsim destul de enervant și neplăcut de ascultat în timp ce mărunțim documente. Niveluri de zgomot ale distrugatoarelor:

• Tăcut: sub 60 dB
• Normal: 60 până la 70 dB
• Puternic: 70 dB sau mai mult

Economia de energie

Vă recomandăm întotdeauna să opriți distrugatorul atunci când nu îl utilizați. Acest lucru este  bun pentru siguranța dvs. și a celor din jur, dar ajută, de asemenea, la reducerea costurilor cu energia. Dar, dacă folositi distrugatorul de mai multe ori pe zi, poate fi destul de enervant să porniți de fiecare dată aparatul. Așadar, pentru a rezolva „problema” puteți căuta distrugatoare de documente cu tehnologie de economisire a energiei. Această tehnologie setează distrugatorul de documente într-un mod de economisire a energiei atunci când nu este utilizat, cunoscut și sub denumirea de modul stand-by. În acest mod, consumul de energie al distrugatorului este cât se poate de mic. Din nou, dacă ați terminat de folosit distrugatorul pentru acea zi, este mai bine să opriți complet aparatul.

Caracteristici importante de siguranță pentru distrugatoare de documente

Un distrugator de documente nu este o jucărie, deoarece conține un set de lame ascuțite. Vă recomandăm să fiți întotdeauna foarte atenți atunci când folosiți un distrugator de documente și să nu lăsați nesupravegheat un distrugator de documente pornit. Mai ales când există copii sau animale de companie în jur. Deconectați întotdeauna distrugatorul de documente atunci când nu îl utilizați și așezați-l la vedere într-un loc sigur . Pentru siguranța dvs., puteți lua în considerare un distrugator de documente care este dotat cu caracteristici speciale de siguranță care previne posibilele răniri.

• Blocare de siguranță - Blocați tocătorul chiar și atunci când este conectat.
• Senzor de siguranță - Senzori de atingere electronici în jurul orificiului de intrăre al hârtiei care detectează când mâinile sau degetele ating orificiul. Distrugatorul de documente se oprește imediat.

Prevenirea blocajelor de hârtie

O situatie enervantă atunci cand folosim distrugatoare de documente este „blocajul de hârtie”. Un blocaj de hârtie poate apărea din cauza:

• Depășirii capacității de incarcare maxime.
• Introducerea materialului greșit, cum ar fi carton
• Introducerea înclinată a unui teanc de hârtie
• Întreținerea defectuoasă a distrugatorului și lipsa uleiului

Cum rezolvați un blocaj de hârtie? Opriți distrugatorul și apăsați butonul "revers". Lamele de tăiere se vor roti în direcția opusă, astfel încât hârtia să fie rostogolită inapoi. Îndreptați un pic documentele și încercați din nou să mărunțiți. Dacă doriți să reduceți la minimum șansele unui blocaj de hârtie, puteți căuta un distrugatoare de documente cu tehnologie specială „anti blocaj de hârtie”. Aceste distrugatoare sunt echipate cu un motor extrem de puternic care trage hârtia în timpul blocajului de hârtie. De asemenea, distrugatoarele anti-blocaj previn blocarea hârtiei printr-un senzor care detectează când doriți să mărunțiți prea multe foi de hârtie simultan.

Distrugatoare de documente-intretinere

Cum întrețineți și curățați distrugatorul de documente? Și de ce este important acest lucru? Un distrugator nou proaspăt scos din cutie merge foarte bine. Pentru a continua să funcționeze în acest fel, trebuie să efectuați operatiuni de întreținere din când în când. Puteți face acest lucru prin lubrifierea lamelor de tăiere. Pentru ungerea unui distrugator aveți nevoie de ulei special pentru distrugatoare de documente. Ungerea  cu ulei face ca lamele de tăiere să funcționeze fără probleme astfel incat sa se pastreze în stare bună pentru o perioadă cat mai lungă de timp. Uleiul vine de obicei în recipiente din plastic cu picuratoar. De asemenea, puteți folosi foi de lubrifiere în loc de ulei. O foaie de lubrifiere este o foaie unsă  cu ulei pe care o puteți mărunți cu distrugatorul tău.

Cât de des ar trebui să ung mecanismul unui distrugator de documente?

Vă recomandăm să ungeti lamele distrugatorului periodic. Daca distrugatorul este folosit rar recomandarea noastra este de o data pe trimestru. Pentru distrugatoare utilizate intensiv cel mai bine ar fi sa le ungeti o data pe luna. Unele distrugatoare sunt dotate cu o „funcționalitate auto-ulei”. Aceste distrugatoare se ocupă singură de procesul de ungere. Singurul lucru pe care trebuie să îl faceți este să vă asigurați că există suficient ulei în compartimentul special.

Cât costă un distrugator de documente?

Prețul unui distrugator de documente depinde de toate caracteristicile enumerate mai sus. Un distrugator de documente pentru mărunțirea ocazională poate fi relativ ieftin. Daca insa vreti sa investiti într-un distrugator de documente  pentru mărunțirea unor volume mari de documente confidențiale,  pretul poate fi destul de ridicat . O regulă generală este aceea că distrugatoarele de documente devin mai scumpe atunci când mașina poate mărunți volume mari de documente,  poate mărunți continuu și poate mărunți la un nivel ridicat de securitate.